Buat penawaran harga dapat dibandingkan sejak email pertama
Permintaan 'harga kain pelapis koper terbaik Anda' biasanya menyisakan terlalu banyak keputusan yang belum pasti. Satu pemasok mungkin menawarkan gulungan, yang lain lebar yang berbeda, dan yang ketiga set panel yang belum termasuk proses penjahitan. RFQ, atau permintaan penawaran harga, harus menetapkan item dan unit komersial sebelum meminta harga.
Pilih gulungan kain, panel potong, atau pelapis yang dijahit. Untuk gulungan, nyatakan apakah harga harus per meter linier dan tentukan lebar yang dapat digunakan. Untuk panel atau lapisan dalam, tentukan setiap bagian yang termasuk dalam satu set dan jumlahnya berdasarkan model cangkang. Pastikan biaya pengembangan, material, pemotongan, penjahitan, trim, dan pengemasan dapat diidentifikasi jika memengaruhi perbandingan.
Nama dagang saja jarang merupakan spesifikasi material yang lengkap. Sertakan sampel atau artikel referensi, komposisi serat jika diketahui, konstruksi, berat kain jadi dalam g/m², lebar yang dapat digunakan, warna, dan finishing. Jika Anda masih memilih di antara berbagai kain, mintalah alternatif yang diberi label dengan jelas dan perbedaannya daripada meminta setiap pemasok untuk menebak padanannya.
Lampirkan keputusan yang tidak dapat dimasukkan ke dalam sel harga
Untuk pemotongan atau penjahitan khusus, berikan dimensi internal koper, pola yang disetujui, atau sampel fisik. Sertakan hambatan roda dan pegangan serta metode pemasangan. Label ukuran seperti 24 inci bukanlah instruksi pemotongan. Mintalah sampel pemasangan sebelum menyetujui produksi.
Identifikasi setiap lampiran berdasarkan tanggal atau revisi sehingga gambar saku yang diubah tidak diberi harga bersamaan dengan daftar suku cadang lama. Pisahkan persyaratan yang telah dikonfirmasi dari opsi yang diusulkan. Jika spesifikasi belum diputuskan, mintalah pemasok untuk mencantumkan asumsinya secara eksplisit.
- Referensi material atau sampel fisik, standar warna, dan karya seni cetak apa pun.
- Kuantitas berdasarkan warna dan model, dengan unit pesanan yang dimaksudkan dijelaskan secara rinci.
- Paket pola dan daftar komponen untuk panel atau lapisan yang dijahit.
- Tes yang diperlukan, metode, dan kriteria penerimaan yang disepakati, atau permintaan untuk mengusulkan hal-hal ini untuk ditinjau.
- Instruksi pengemasan dan pelabelan, lokasi pengiriman, dan tanggal kedatangan yang ditargetkan.
- Tahapan persetujuan sampel, validitas penawaran yang diminta, dan orang yang berwenang untuk menyetujui perubahan.
Contoh RFQ: ganti tanda kurung sebelum mengirim
Berikut ini adalah contoh permintaan, bukan penawaran SHIRE LINING atau spesifikasi produksi yang telah dikonfirmasi. Ganti kolom yang berada dalam tanda kurung dan lampirkan dokumen yang Anda sebutkan.
Subjek: Permintaan Penawaran — set pelapis koper yang dijahit untuk [model/revisi cangkang]
Halo, mohon berikan penawaran untuk [kuantitas] set pelapis lengkap, dibagi berdasarkan [model, warna, dan kuantitas]. Satu set termasuk [pelapis tutup, pelapis dasar, pembatas, kantong, dan trim yang tercantum]. Mohon gunakan daftar komponen terlampir [revisi] dan paket pola [revisi].
Referensi material: [sampel atau artikel], [komposisi], [berat kain jadi dalam g/m²], [lebar yang dapat digunakan], [standar warna] dan [finishing]. Cantumkan penggantian yang diusulkan secara terpisah. Pengukuran dan foto cangkang internal kami terlampir. Kami akan menyediakan [cangkang / sampel fisik / pola yang disetujui] untuk pengembangan dan memerlukan sampel pemasangan sebelum persetujuan produksi.
Harap sebutkan harga per set lengkap dan mata uang, MOQ berdasarkan material dan warna, biaya sampel dan perkakas, termasuk trim dan pengemasan, dan biaya yang tidak termasuk. Harap berikan penawaran berdasarkan [aturan pengiriman dan pelabuhan atau tempat yang disebutkan, Incoterms 2020], identifikasi alternatif apa pun secara terpisah, dan nyatakan ketentuan pembayaran dan validitas penawaran.
Target kedatangan: [tanggal dan tujuan]. Harap pisahkan persiapan sampel, ketergantungan persetujuan, waktu produksi, dan transportasi. Persyaratan inspeksi dan pengujian kami adalah [spesifikasi terlampir / akan disepakati sebelum pemesanan]. Konfirmasikan asumsi Anda dan jadwal yang paling memungkinkan. Terima kasih, [nama dan perusahaan].
Periksa penawaran yang dikembalikan sebelum membandingkan totalnya
Masukkan tanggapan ke dalam lembar perbandingan dengan kolom untuk revisi spesifikasi, satuan harga, kuantitas, lebar yang dapat digunakan atau isi set, biaya terpisah, dasar pengiriman, dan pengecualian. Tandai item yang belum dikonfirmasi sebagai terbuka alih-alih mengisinya dengan asumsi Anda sendiri. Minta penawaran revisi jika ada kelalaian yang mengubah ruang lingkup.
Untuk pengiriman internasional, sertakan aturan Incoterms yang dipilih, pelabuhan atau tempat yang disebutkan, dan edisinya. Panduan ICC merekomendasikan identifikasi lengkap ini. Jangan menganggap aturan tiga huruf saja sebagai deskripsi lengkap tentang di mana kewajiban pengiriman yang dikutip penjual berlaku.
Terakhir, tanyakan apa yang memulai perhitungan waktu produksi: warna yang disetujui, sampel pemasangan yang disetujui, ketersediaan material, pembayaran, atau kondisi lain yang dinyatakan. Tanggal pengiriman target hanya berguna jika ketergantungannya terlihat. Simpan penawaran yang diterima, catatan persetujuan, dan pesanan pembelian akhir bersama-sama sehingga lot produksi pertama dapat diperiksa terhadap perjanjian yang sama.