Đảm bảo các báo giá có thể so sánh được ngay từ email đầu tiên
Một yêu cầu "giá vải lót vali tốt nhất của bạn" thường để lại quá nhiều quyết định chưa được quyết định. Một nhà cung cấp có thể báo giá theo cuộn, một nhà cung cấp khác báo giá theo chiều rộng khác, và một nhà cung cấp thứ ba báo giá theo bộ tấm vải không bao gồm phí may. Một yêu cầu báo giá (RFQ) nên xác định mặt hàng và đơn vị thương mại trước khi yêu cầu giá.
Chọn vải cuộn, tấm vải cắt sẵn hoặc vải lót đã may. Đối với vải cuộn, hãy nêu rõ có yêu cầu báo giá theo mét dài hay không và chỉ định khổ vải sử dụng được. Đối với các tấm hoặc lớp lót, hãy xác định rõ từng chi tiết trong một bộ và số lượng theo từng mẫu vỏ. Giữ cho phí phát triển, vật liệu, cắt, may, phụ kiện và đóng gói được xác định rõ ràng khi chúng ảnh hưởng đến việc so sánh.
Chỉ tên thương mại hiếm khi là thông số kỹ thuật vật liệu hoàn chỉnh. Bao gồm mẫu hoặc sản phẩm tham khảo, thành phần sợi nếu biết, cấu trúc, trọng lượng vải thành phẩm tính bằng g/m², chiều rộng sử dụng được, màu sắc và hoàn thiện. Nếu bạn vẫn đang lựa chọn giữa các loại vải, hãy yêu cầu các lựa chọn thay thế được dán nhãn rõ ràng và sự khác biệt giữa chúng thay vì yêu cầu mỗi nhà cung cấp đoán một loại tương đương.
Đính kèm các quyết định không thể đưa vào ô giá
Đối với việc cắt hoặc may theo yêu cầu, hãy cung cấp kích thước bên trong vali, rập đã được phê duyệt hoặc mẫu vật thực tế. Bao gồm các vật cản của bánh xe và tay cầm và phương pháp gắn. Nhãn kích thước như 24 inch không phải là hướng dẫn cắt. Yêu cầu mẫu lắp đặt trước khi phê duyệt sản xuất.
Xác định từng tệp đính kèm theo ngày hoặc phiên bản để bản vẽ túi đã thay đổi không bị tính giá cùng với danh sách các bộ phận cũ. Tách biệt các yêu cầu đã được xác nhận khỏi các tùy chọn được đề xuất. Nếu chưa quyết định được thông số kỹ thuật, hãy yêu cầu nhà cung cấp nêu rõ các giả định của họ.
- Mã vật liệu hoặc mẫu thực tế, tiêu chuẩn màu sắc và bất kỳ bản vẽ in nào.
- Số lượng theo màu sắc và kiểu dáng, với đơn vị đặt hàng dự kiến được nêu rõ.
- Bộ rập và bảng kê chi tiết, phụ liệu cho chi tiết cắt sẵn hoặc bộ lót đã may.
- Các thử nghiệm, phương pháp và tiêu chí chấp nhận đã được thống nhất, hoặc yêu cầu đề xuất các tiêu chí này để xem xét.
- Hướng dẫn đóng gói và dán nhãn, địa điểm giao hàng và ngày dự kiến đến.
- Các giai đoạn phê duyệt mẫu, thời hạn hiệu lực của báo giá được yêu cầu và người được ủy quyền phê duyệt các thay đổi.
Ví dụ yêu cầu báo giá: thay thế các ô trong ngoặc trước khi gửi
Đây chỉ là một yêu cầu minh họa, không phải là lời chào hàng của SHIRE LINING hoặc thông số kỹ thuật sản xuất đã được xác nhận. Thay thế các ô trong ngoặc và đính kèm các tài liệu bạn đã nêu tên.
Chủ đề: Yêu cầu báo giá — Bộ lót vali may sẵn cho [mẫu vỏ/phiên bản]
Chào bạn, vui lòng báo giá [số lượng] bộ lót hoàn chỉnh, chia theo [mẫu, màu sắc và số lượng]. Một bộ bao gồm [lớp lót nắp, lớp lót đáy, vách ngăn, túi và các phụ kiện được liệt kê]. Vui lòng sử dụng bảng kê linh kiện [phiên bản] và bộ rập [phiên bản] đính kèm.
Thông tin tham khảo vật liệu: [mẫu hoặc mã vải], [thành phần], [trọng lượng vải thành phẩm (g/m²)], [chiều rộng sử dụng được], [tiêu chuẩn màu] và [hoàn thiện]. Vui lòng liệt kê riêng bất kỳ sản phẩm thay thế nào được đề xuất. Kích thước và hình ảnh vỏ bên trong của chúng tôi được đính kèm. Chúng tôi sẽ cung cấp [vỏ / mẫu vật lý / rập đã được phê duyệt] để phát triển và yêu cầu mẫu thử nghiệm lắp đặt trước khi phê duyệt sản xuất.
Vui lòng nêu rõ giá mỗi bộ hoàn chỉnh và đơn vị tiền tệ, số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) theo vật liệu và màu sắc, phí mẫu và dụng cụ, phụ kiện và bao bì đi kèm, và bất kỳ chi phí nào không bao gồm. Vui lòng báo giá theo [quy tắc giao hàng và cảng hoặc địa điểm được chỉ định, Incoterms 2020], nêu rõ bất kỳ phương án thay thế nào riêng biệt, và nêu rõ điều khoản thanh toán và hiệu lực của báo giá.
Thời gian dự kiến đến: [ngày và địa điểm]. Vui lòng tách biệt việc chuẩn bị mẫu, các điều kiện phê duyệt, thời gian sản xuất và vận chuyển. Yêu cầu kiểm tra và thử nghiệm của chúng tôi là [thông số kỹ thuật đính kèm / cần được thỏa thuận trước khi đặt hàng]. Vui lòng xác nhận các giả định của bạn và lịch trình khả thi sớm nhất. Xin cảm ơn, [tên và công ty].
Kiểm tra báo giá đã trả lại trước khi so sánh tổng số tiền
Đưa các phản hồi vào một bảng so sánh với các cột cho việc sửa đổi thông số kỹ thuật, đơn vị giá, số lượng, chiều rộng sử dụng được hoặc nội dung bộ sản phẩm, các khoản phí riêng biệt, cơ sở giao hàng và các điều khoản loại trừ. Đánh dấu một mục chưa được xác nhận là "mở" thay vì điền vào đó bằng giả định của riêng bạn. Yêu cầu báo giá sửa đổi khi một thiếu sót làm thay đổi phạm vi.
Đối với giao hàng quốc tế, hãy bao gồm quy tắc Incoterms đã chọn, cảng hoặc địa điểm được chỉ định và phiên bản. Hướng dẫn của ICC khuyến nghị xác định đầy đủ như vậy. Không nên chỉ coi quy tắc ba chữ cái là mô tả đầy đủ về nơi áp dụng nghĩa vụ giao hàng được báo giá của người bán.
Cuối cùng, hãy hỏi điều gì bắt đầu tính thời gian sản xuất: màu sắc được phê duyệt, mẫu phù hợp được phê duyệt, sự sẵn có của vật liệu, thanh toán hoặc một điều kiện khác được nêu rõ. Ngày giao hàng mục tiêu chỉ hữu ích khi các điều kiện phụ thuộc của nó được thể hiện rõ ràng. Giữ báo giá đã được chấp nhận, hồ sơ phê duyệt và đơn đặt hàng cuối cùng cùng nhau để lô sản xuất đầu tiên có thể được kiểm tra dựa trên cùng một thỏa thuận.