Torne os orçamentos comparáveis desde o primeiro contato.
Uma solicitação de "seu melhor preço para tecido de forro de bagagem" geralmente deixa muitas decisões em aberto. Um fornecedor pode cotar um rolo, outro uma largura diferente e um terceiro um conjunto de painéis sem costura. Uma solicitação de cotação deve definir o item e a unidade de medida antes de solicitar um preço.
Escolha rolos de tecido, painéis cortados ou forros costurados. Para rolos, indique se o preço deve ser por metro linear e especifique a largura útil. Para painéis ou forros, defina cada peça incluída em um conjunto e as quantidades por modelo de estrutura. Mantenha os custos de desenvolvimento, material, corte, costura, aviamentos e embalagem identificáveis sempre que afetarem a comparação.
Um nome comercial por si só raramente constitui uma especificação completa do material. Inclua a amostra ou artigo de referência, a composição da fibra (se conhecida), a construção, o peso do tecido acabado em g/m², a largura útil, a cor e o acabamento. Se ainda estiver escolhendo entre tecidos, solicite alternativas claramente identificadas e suas diferenças, em vez de pedir a cada fornecedor que estime um equivalente.
Anexe as decisões que não cabem em uma célula de preço.
Para corte ou costura personalizados, forneça as dimensões internas da mala, moldes aprovados ou uma amostra física. Inclua obstruções de rodas e alças e o método de fixação. Uma etiqueta de tamanho, como 24 polegadas, não é uma instrução de corte. Solicite uma amostra de ajuste instalada antes de aprovar a produção.
Identifique cada arquivo anexado por data ou revisão para que um desenho de bolso alterado não seja precificado junto com uma lista de peças antiga. Separe os requisitos confirmados das opções propostas. Se a especificação ainda não estiver definida, solicite ao fornecedor que liste explicitamente suas premissas.
- Referência de material ou amostra física, padrão de cores e qualquer arte para impressão.
- Quantidade por cor e modelo, com a unidade de medida pretendida especificada.
- Pacote de moldes e lista de componentes para painéis ou forros costurados.
- Testes, métodos e critérios de aceitação acordados, ou uma solicitação para propor estes para revisão.
- Instruções de embalagem e etiquetagem, local de entrega e data prevista de chegada.
- Etapas de aprovação de amostras, validade da cotação solicitada e pessoa autorizada a aprovar alterações.
Exemplo de Solicitação de Cotação: substitua os colchetes antes de enviar
O texto a seguir é uma solicitação ilustrativa, não uma oferta da SHIRE LINING ou uma especificação de produção confirmada. Substitua os campos entre colchetes e anexe os documentos que você indicar.
Assunto: Solicitação de Cotação — Conjuntos de forro costurados para mala [modelo/revisão]
Olá, solicitamos uma cotação para [quantidade] conjuntos completos de forro, divididos por [modelo, cor e quantidade]. Um conjunto inclui [forro da tampa, forro da base, divisória, bolsos e acabamentos listados]. Por favor, utilize a tabela de componentes [revisão] e o molde [revisão] em anexo.
Referência do material: [amostra ou artigo], [composição], [gramatura do tecido acabado em g/m²], [largura útil], [padrão de cor] e [acabamento]. Liste separadamente quaisquer substituições propostas. Nossas medidas e fotografias internas estão anexadas. Forneceremos [carcaça/amostra física/moldes aprovados] para desenvolvimento e exigimos uma amostra de ajuste instalada antes da aprovação da produção.
Por favor, informe o preço por conjunto completo e a moeda, a quantidade mínima de pedido (MOQ) por material e cor, os custos de amostra e ferramental, os aviamentos e embalagens inclusos e quaisquer custos excluídos. Por favor, informe a [regra de entrega e porto ou local especificado, Incoterms 2020], identifique quaisquer alternativas separadamente e informe as condições de pagamento e a validade da cotação.
Previsão de chegada: [data e destino]. Por favor, especifique os prazos para preparação da amostra, aprovações, produção e transporte. Nossos requisitos de inspeção e teste são [especificação anexa/a ser acordada antes do pedido]. Confirme suas premissas e o cronograma mais próximo possível. Obrigado, [nome e empresa].
Verifique a cotação recebida antes de comparar os totais.
Organize as respostas em uma planilha de comparação com colunas para revisão de especificações, unidade de preço, quantidade, largura útil ou conteúdo do conjunto, cobranças separadas, base de entrega e exclusões. Marque um item não confirmado como em aberto em vez de preenchê-lo com sua própria suposição. Solicite uma cotação revisada quando uma omissão alterar o escopo.
Para entregas internacionais, inclua a regra Incoterms escolhida, o porto ou local especificado e a edição. As diretrizes da ICC recomendam essa identificação completa. Não considere apenas a regra de três letras como uma descrição completa de onde se aplica a obrigação de entrega cotada pelo vendedor.
Por fim, pergunte o que inicia o prazo de produção: cor aprovada, amostra de ajuste aprovada, disponibilidade de material, pagamento ou outra condição estipulada. Uma data de envio prevista só é útil quando suas dependências são visíveis. Mantenha a cotação aceita, os registros de aprovação e o pedido de compra final juntos para que o primeiro lote de produção possa ser verificado em relação ao mesmo acordo.