最初のメールから見積もりを比較可能にする
「スーツケース裏地生地の最良価格を教えてください」という依頼では、通常、多くの選択肢が残されてしまいます。あるサプライヤーはロールで見積もり、別のサプライヤーは異なる幅で見積もり、さらに別のサプライヤーは縫製なしのパネルセットで見積もりを出すかもしれません。見積依頼書（RFQ）では、価格を尋ねる前に、品目と取引単位を明確にする必要があります。
生地はロール、カット済みパネル、または縫製済みライナーから選択してください。ロールの場合は、価格がメートル単位であるかどうか、また使用可能な幅を指定してください。パネルやライナーについては、1セットに含まれるすべての部品と、シェルモデルごとの数量を明記してください。比較に影響する開発費、材料費、裁断費、縫製費、トリム費、梱包費は、それぞれ明確に記載してください。
流通名だけでは、材料仕様を完全に把握することは困難です。参照サンプルまたは製品、繊維組成（既知の場合）、構造、仕上がり生地重量（g/m²）、使用可能幅、色、仕上げを記載してください。生地の選択がまだ確定していない場合は、各サプライヤーに同等品を推測させるのではなく、明確にラベル付けされた代替品とその違いを提示するよう依頼してください。
価格欄に収まらない決定事項は添付してください。
カスタム裁断または縫製の場合は、スーツケースの内寸、承認済みのパターン、または実物サンプルを提供してください。車輪やハンドルの障害物、および取り付け方法も記載してください。「24インチ」などのサイズ表記は裁断指示ではありません。生産承認前に、取り付け後のフィットサンプルを依頼してください。
各添付書類は日付または改訂版で識別し、変更されたポケット図面が古い部品リストと混同されないようにしてください。確定済みの要件と提案されたオプションは分けてください。仕様がまだ決定していない場合は、サプライヤーに前提条件を明記するよう依頼してください。
- 材料または実物サンプルの参照番号、カラースタンダード、および印刷アートワーク。
- 色とモデルごとの数量、および希望する注文単位を明記してください。
- パネルまたは縫製ライナーのパターンパックと構成部品表。
- 必要な試験、方法、および合意された受入基準、またはこれらの提案依頼。
- 梱包およびラベル表示の指示、配送先、および目標到着日。
- サンプル承認段階、依頼された見積の有効期間、および変更を承認する権限を持つ担当者。
見積依頼の文例：送付前に括弧内を記入する
以下は、SHIRE LININGからの正式な見積もりや確定した生産仕様ではなく、あくまでも参考となるお問い合わせです。括弧内の項目を置き換え、指定された書類を添付してください。
件名：見積依頼 - [シェルモデル／改訂版]用縫製スーツケースライナーセット
[数量]セットのライナーセットを、[モデル、色、数量]ごとに見積もりをお願いします。1セットには、[蓋裏地、底裏地、仕切り、ポケット、および記載されているトリム]が含まれます。添付の構成部品表[改訂版]とパターンパック[改訂版]をご参照ください。
素材参照：[サンプルまたは製品]、[組成]、[仕上がり生地重量（g/m²）]、[使用可能幅]、[カラー標準]、[仕上げ]。代替案がある場合は別途記載してください。シェル内部の寸法と写真は添付されています。開発用に[シェル／実物サンプル／承認済みパターン]を提供いたします。生産承認前に、装着済みサンプルが必要です。
一式あたりの価格と通貨、素材と色ごとの最小発注数量（MOQ）、サンプルおよび金型費用、価格に含まれる付属資材と梱包、および除外費用を明記してください。[配送規則と指定港または場所、インコタームズ2020]に基づいて見積もりをお願いします。代替案がある場合は別途記載し、支払条件と見積もりの有効期限を明記してください。
到着予定日：[日付と目的地]。サンプル準備、承認条件、生産時間、輸送期間を分けて記載してください。検査および試験要件は[添付仕様書／注文前に合意]です。貴社の想定と最短納期をご確認ください。よろしくお願いいたします。[氏名と会社名]
合計金額を比較する前に、返送された見積書を確認してください。
回答を比較シートに記入し、仕様変更、単価、数量、有効幅またはセット内容、別途料金、配送条件、除外事項の欄を設けてください。未確認の項目は、独自の推測で記入するのではなく、「未確定」とマークしてください。記載漏れによって範囲が変更になった場合は、改訂見積書を依頼してください。
国際配送の場合は、選択したインコタームズ規則、指定港または場所、および版を記載してください。ICCのガイダンスでは、この完全な識別を推奨しています。3文字の規則のみを、売主の見積書に記載された配送義務の適用範囲を完全に説明するものとして扱わないでください。
最後に、生産開始の条件（承認された色、承認されたフィットサンプル、材料の入手可能性、支払い、またはその他の明示された条件）を確認してください。目標出荷日は、その条件が明確である場合にのみ有効です。最初の生産ロットが同じ契約に基づいて確認できるよう、承認された見積書、承認記録、および最終発注書をまとめて保管してください。