Сделайте предложения сопоставимыми с первого электронного письма
Запрос на «лучшую цену на ткань для подкладки багажа» обычно оставляет слишком много вариантов. Один поставщик может предложить рулон, другой — другую ширину, а третий — комплект панелей без учета пошива. Запрос должен определять товар и коммерческую единицу до запроса цены.
Выберите рулоны ткани, нарезанные панели или сшитые подкладки. Для рулонов укажите, должна ли цена быть за погонный метр, и укажите используемую ширину. Для панелей или подкладок укажите все детали, входящие в комплект, и их количество по моделям корпуса. Обязательно указывайте стоимость разработки, материала, раскроя, пошива, фурнитуры и упаковки, если это влияет на сравнение.
Торговое название само по себе редко является полной спецификацией материала. Укажите эталонный образец или артикул, состав волокна (если известен), конструкцию, плотность готовой ткани в г/м², полезную ширину, цвет и отделку. Если вы все еще выбираете между тканями, запросите четко обозначенные альтернативы и их различия, вместо того чтобы просить каждого поставщика угадывать эквивалент.
Прикрепите решения, которые не помещаются в ячейку цены.
Для индивидуального раскроя или пошива укажите внутренние размеры чемодана, утвержденные выкройки или физический образец. Укажите препятствия в виде колес и ручек, а также способ крепления. Указание размера, например, 24 дюйма, не является инструкцией по раскрою. Запросите образец для примерки перед утверждением производства.
Укажите дату или редакцию каждого приложения, чтобы измененный чертеж кармана не учитывался в цене вместе со старым перечнем деталей. Отделите подтвержденные требования от предлагаемых вариантов. Если спецификация еще не определена, попросите поставщика четко указать свои предположения.
- Ссылка на материал или физический образец, цветовой стандарт и любые печатные макеты.
- Количество по цвету и модели с указанием предполагаемой единицы заказа.
- Комплект шаблонов и ведомость компонентов для панелей или пришитых подкладок.
- Требуемые испытания, методы и согласованные критерии приемки, или запрос на их предложение для рассмотрения.
- Инструкции по упаковке и маркировке, место доставки и предполагаемая дата прибытия.
- Этапы утверждения образцов, срок действия запрашиваемого предложения и лицо, уполномоченное утверждать изменения.
Пример запроса: заполните поля в скобках перед отправкой
Ниже приведён пример запроса, а не предложение SHIRE LINING или подтверждённая производственная спецификация. Замените поля в скобках и приложите указанные вами документы.
Тема: Запрос коммерческого предложения — комплекты вкладышей для чемоданов, сшитые для [модель корпуса / редакция]
Здравствуйте, пожалуйста, рассчитайте стоимость [количество] полных комплектов вкладышей, разделённых по [модель, цвет и количество]. Один комплект включает в себя [подкладку крышки, подкладку дна, разделитель, карманы и перечисленные комплектующие]. Пожалуйста, используйте приложенный перечень компонентов [редакция] и набор выкроек [редакция].
Артикул материала: [образец или артикул], [состав], [плотность готовой ткани в г/м²], [полезная ширина], [стандарт цвета] и [отделка]. Любые предлагаемые замены перечислите отдельно. Наши внутренние замеры и фотографии прилагаются. Мы предоставим [корпус / физический образец / утвержденные выкройки] для разработки и потребуем образец для примерки перед утверждением производства.
Пожалуйста, укажите цену за полный комплект и валюту, минимальный объем заказа (MOQ) по материалу и цвету, стоимость образца и оснастки, включая фурнитуру и упаковку, а также любые не включенные расходы. Пожалуйста, укажите [правила доставки и указанный порт или место, Инкотермс 2020], укажите любые альтернативные варианты отдельно, а также условия оплаты и срок действия предложения.
Планируемая дата прибытия: [дата и место назначения]. Пожалуйста, отдельно укажите подготовку образца, зависимости от утверждения, время производства и транспортировку. Наши требования к проверке и тестированию [прилагается спецификация / будет согласовано до заказа]. Подтвердите ваши предположения и наиболее ранний возможный график. Спасибо, [имя и компания].
Проверьте полученное коммерческое предложение перед сравнением итоговых сумм.
Внесите ответы в сравнительную таблицу со столбцами для проверки спецификации, единицы измерения цены, количества, полезной ширины или содержимого комплекта, отдельных платежей, условий доставки и исключений. Отметьте неподтвержденный пункт как открытый, вместо того чтобы заполнять его собственным предположением. Запросите пересмотренное коммерческое предложение, если какое-либо упущение изменит объем работ.
Для международной доставки укажите выбранное правило Инкотермс, указанный порт или место и издание. Рекомендации ICC предусматривают полную идентификацию. Не рассматривайте правило трех букв само по себе как полное описание того, к чему применяются обязательства продавца по доставке, указанные в коммерческом предложении.
Наконец, уточните, что запускает производственный отсчет: утвержденный цвет, утвержденный образец, наличие материала, оплата или другое указанное условие. Целевая дата отгрузки полезна только тогда, когда видны ее зависимости. Храните принятое коммерческое предложение, протоколы утверждения и окончательный заказ на покупку вместе, чтобы первую производственную партию можно было проверить на соответствие тому же соглашению.