Fate in modo che i preventivi siano comparabili fin dalla prima email.
Una richiesta del tipo "qual è il vostro miglior prezzo per il tessuto di rivestimento per valigie" di solito lascia troppe decisioni aperte. Un fornitore potrebbe quotare un rotolo, un altro una larghezza diversa e un terzo un set di pannelli senza cucitura. Una richiesta di offerta dovrebbe specificare l'articolo e l'unità di misura commerciale prima di chiedere un prezzo.
Scegliete tra rotoli di tessuto, pannelli tagliati o fodere cucite. Per i rotoli, specificate se il prezzo deve essere al metro lineare e indicate la larghezza utile. Per pannelli o fodere, specificare ogni singolo pezzo incluso in un set e le relative quantità per modello di scocca. Indicare chiaramente i costi di sviluppo, i materiali, il taglio, la cucitura, le finiture e l'imballaggio, laddove influiscano sul confronto.
Un nome commerciale da solo raramente costituisce una specifica completa del materiale. Includere il campione o l'articolo di riferimento, la composizione delle fibre (se nota), la struttura, il peso del tessuto finito in g/m², la larghezza utile, il colore e la finitura. Se si è ancora indecisi tra diversi tessuti, richiedere alternative chiaramente etichettate e le relative differenze, anziché chiedere a ciascun fornitore di indovinare un equivalente.
Allegare le decisioni che non possono essere inserite in una cella di prezzo.
Per il taglio o la cucitura su misura, fornire le dimensioni interne della valigia, i modelli approvati o un campione fisico. Indicare eventuali ostacoli come ruote e maniglie e il metodo di fissaggio. Un'etichetta con la taglia, ad esempio 24 pollici, non costituisce un'istruzione di taglio. Richiedere un campione di montaggio prima di approvare la produzione.
Identificare ogni allegato con data o revisione, in modo che un disegno della tasca modificato non venga quotato insieme a un vecchio elenco di componenti. Separare i requisiti confermati dalle opzioni proposte. Se le specifiche non sono ancora state definite, chiedere al fornitore di elencare esplicitamente le proprie ipotesi.
- Riferimento al materiale o al campione fisico, standard di colore ed eventuali disegni di stampa.
- Quantità per colore e modello, con indicazione dell'unità di misura desiderata.
- Cartamodelli e distinta dei componenti per pannelli o fodere cucite.
- Prove richieste, metodi e criteri di accettazione concordati, oppure richiesta di proporli per la revisione.
- Istruzioni per l'imballaggio e l'etichettatura, luogo di consegna e data di arrivo prevista.
- Fasi di approvazione del campione, validità del preventivo richiesto e persona autorizzata ad approvare le modifiche.
Esempio di richiesta di offerta: sostituire le parentesi quadre prima dell'invio.
La seguente è una richiesta di offerta a titolo esemplificativo, non un'offerta di SHIRE LINING né una specifica di produzione confermata. Sostituire i campi tra parentesi quadre e allegare i documenti indicati.
Oggetto: Richiesta di preventivo — set di fodere interne per valigie cucite per [modello/revisione]
Salve, vi prego di fornirmi un preventivo per [quantità] set di fodere interne complete, suddivise per [modello, colore e quantità]. Un set comprende [fodera del coperchio, fodera del fondo, divisorio, tasche e finiture elencate]. Si prega di utilizzare la distinta base [revisione] e il cartamodello allegati [revisione].
Riferimento materiale: [campione o articolo], [composizione], [peso del tessuto finito in g/m²], [larghezza utile], [colore standard] e [finitura]. Elencare separatamente eventuali sostituzioni proposte. Le misure interne e le fotografie della scocca sono allegate. Forniremo [scocca / campione fisico / cartamodelli approvati] per lo sviluppo e richiederemo un campione di prova installato prima dell'approvazione della produzione.
Si prega di indicare il prezzo per set completo e la valuta, il quantitativo minimo d'ordine (MOQ) per materiale e colore, i costi del campione e degli stampi, le finiture e l'imballaggio inclusi e qualsiasi costo escluso. Si prega di quotare in base a [regola di consegna e porto o luogo specificato, Incoterms 2020], di indicare separatamente eventuali alternative e di specificare i termini di pagamento e la validità del preventivo.
Data di arrivo prevista: [data e destinazione]. Si prega di specificare separatamente la preparazione del campione, le dipendenze per l'approvazione, i tempi di produzione e il trasporto. I nostri requisiti di ispezione e collaudo sono [specifiche allegate / da concordare prima dell'ordine]. Confermare le ipotesi e la prima data utile. Grazie, [nome e azienda].
Prima di confrontare i totali, verificate il preventivo ricevuto.
Inserite le risposte in un foglio di confronto con colonne per revisione delle specifiche, unità di prezzo, quantità, larghezza utile o contenuto del set, costi separati, modalità di consegna ed esclusioni. Contrassegnate come "aperto" gli elementi non confermati anziché compilarli con le vostre ipotesi. Richiedete un preventivo rivisto qualora un'omissione modifichi l'ambito del progetto.
Per le consegne internazionali, includete la regola Incoterms scelta, il porto o luogo di consegna e l'edizione. Le linee guida della Camera di Commercio Internazionale (ICC) raccomandano questa identificazione completa. Non considerate la sola regola Incoterms come una descrizione completa del luogo in cui si applica l'obbligo di consegna indicato nel preventivo del fornitore.
Infine, chiedete cosa fa partire il conteggio dei tempi di produzione: colore approvato, campione di prova approvato, disponibilità del materiale, pagamento o altra condizione specificata. Una data di spedizione prevista è utile solo se le sue dipendenze sono visibili. Conservate insieme il preventivo accettato, i documenti di approvazione e l'ordine di acquisto finale in modo che il primo lotto di produzione possa essere verificato in base allo stesso accordo.